Méthodes et outils

La démarche de l’agence A Capella repose sur une logique et des principes visant l’efficacité.

Les voici résumés ci-dessous

Le cadre d’une intervention

Lancer une démarche :

Le lancement d’une démarche Q ou HSE est décisif. Une nouvelle démarche ou l’utilisation d’un nouvel outil provoque instantanément une résistance au changement, un rejet. Le personnel perçoit avant tout les contraintes induites : nouvelles procédures, changement des habitudes de travail, etc.
La communication va permettre de lever ces freins. Comment ? En créant une dynamique positive, valorisante.
En expliquant les raisons qui ont motivé le lancement de la démarche mais également en permettant à chaque salarié de comprendre son rôle et son intérêt.
A travers des actions de communication, nous pouvons en effet, permettre aux salariés de :

• Comprendre l’objectif de la démarche : pourquoi est-elle nécessaire ?
• Se situer : souvent les salariés ont l’impression qu’ils ne sont pas concernés, ou peu, par l’action entreprise. Il va donc falloir les amener à saisir l’importance de leur rôle, et comprendre que la démarche ne peut réussir que s’ils s’impliquent. A la contrainte se substitue alors une valorisation de chacun.
• Evaluer les étapes, les actions concrètes attendues : les salariés doivent comprendre ce que l’on attend d’eux très concrètement.
• Valoriser la finalité : fixer une finalité positive permet de faire vivre la démarche comme un enjeu dont l’issue sera une réussite (obtenir une certification, atteindre le 0 Accident, etc.)

Un plan de communication permet d’atteindre ces objectifs à travers la création d’une dynamique humaine.

Relancer la dynamique :

Toutes les démarches basées sur la création d’une dynamique humaine passent par les phases suivantes :

• Lancement
• Croissance de la dynamique (si tout est engagé pour sa réussite).
• Stagnation : on a atteint les objectifs et on se contente de les maintenir.
• Décroissance : l’intérêt diminue, les objectifs sont oubliés.

En effet, à terme, les salariés, après avoir atteint les objectifs, estiment qu’ils ont fait leur travail. D’autres démarches ont été lancées dans l’entreprise (management, réorganisation, etc.), sont devenues prioritaires. La routine reprend le dessus, la vigilance s’étiole. Des dysfonctionnements réapparaissent (qualité, hygiène), des accidents surviennent (sécurité).
La décroissance de la dynamique doit être anticipée ou, au pire, corrigée rapidement, à travers une démarche de relance.
Celle-ci consiste à :

• Rappeler les objectifs initiaux / En fixer de nouveaux
• Montrer que la direction reste vigilante
• Rappeler les principes à respecter.

Une démarche de communication, parfois simple, permet de maintenir et/ou de relancer la dynamique. Mettre en place des actions correctives purement techniques ne peut suffire.

Créer du lien :

La qualité, l’Hygiène, la Sécurité et l’Environnement sont souvent des approches transversales. Elles impliquent plusieurs catégories de collaborateurs, parfois avec des niveaux de messages différents. La communication peut permettre de créer du lien entre les acteurs de l’entreprise et, ainsi, entretenir la dynamique créée.

Méthodologie

En fonction des cas, A Capella peut intervenir à différents niveaux d’une problématique.

Investiguer

Parfois les problèmes ne sont pas apparents. Les dysfonctionnements, les incidents, les accidents sont difficilement imputables à des raisons techniques et pratiques.
Les raisons sont à trouver dans le vécu des salariés, dans les raisons de leur manque ou de leur perte de motivation, d’implication.
Une enquête peut alors permettre de comprendre leurs réticences, leur manque d’implication, leur résistance.
Sur la base d’interviews ou de réunions, nous mettons en exergues les problèmes. Puis, nous les restituons en termes clairs avant de les traduire en termes de communication.

Comprendre la problématique et l’environnement

Au préalable, il nous faudra avoir compris :

• La problématique : en cerner toutes les dimensions.
• Les enjeux liés à cette problématique : quelles sont les répercussions du problème posé, quelles seront celles de sa résolution ?
• L’organisation de l’entreprise : comment influe-t-elle sur la résolution de la problématique, comment l’utiliser ?
• La culture de l’entreprise : que permet-elle en matière de communication ? Quelle approche ? Quel ton (sérieux, humoristique, informatif, etc.) ?

Créer un plan de communication

Sur la base des informations recueillies ou fournies par vous, nous proposons un plan de communication.
Celui-ci présente :

• Les objectifs à atteindre
• Les actions à entreprendre
• Le planning
• Le budget

Réalisation d’outils

Si la demande ne concerne que la réalisation d’un ou plusieurs outils, après la phase de « compréhension de la problématique et de l’environnement » nous proposons les phases d’actions suivantes :

• Propositions d’un planning + Budget
• Proposition d’axes de création sous formes de maquettes
• Validation d’un axe
• Développement
• Livraison

La mise en œuvre

A ce stade, deux possibilités sont envisageables, selon la demande :

• Mise à disposition des outils : nous vous livrons les outils et vous déployez les actions.
• Déploiement des actions : nous déployons avec vous les actions prévues.

L’évaluation

Nous prévoyons une ou des phases d’évaluation des actions entreprises.